Báo cáo chuyên đề “Sử dụng phần mềm Endnote để quản lý tài liệu tham khảo”

Việc sử dụng tài liệu tham khảo được coi như là một yêu cầu bắt buộc trong việc trình bày bài báo hoặc luận văn. Việc tham khảo tài liệu đặt ra vấn đề phải sử dụng các tài liệu tham khảo sao cho hợp lệ và ghi nhận một cách đúng đắn các tài liệu đã sử dụng sao cho không vi phạm một điều cấm kỵ trong nghiên cứu khoa học . Những nhà nghiên cứu, đặc biệt là những người mới bắt đầu nghiên cứu thường gặp một số khó khăn trong việc ghi nhận lại các tài liệu đã sử dụng trong các nghiên cứu của mình. Các khó khăn xuất phát từ việc không biết cách sắp xếp danh mục tài liệu tham khảo, không nắm được các nguyên tắc mô tả thư mục theo đúng tiêu chuẩn, trong bài viết có ghi nhận đã tham khảo tài liệu nhưng không đưa tài liệu đã tham khảo vào danh mục trong khi một số tài liệu đưa vào danh mục lại không được ghi nhận trong bài viết vv… Giải quyết các khó khăn trong việc ghi nhận các tài liệu tham khảo một số phần mềm quản lí danh mục tài liệu tham khảo đã được xây dựng và một trong các phần mềm đó là Endnote của Tập đoàn Thomson Reuters.

Với mục đích giúp các tác giả tiết kiệm thời gian đánh máy cũng như tìm hiểu các cách thức trình bày bắt buộc khi trình bày thư mục cho các bài báo nghiên cứu, các luận văn/ luận án, các đề án, bài tập…, từ năm 1988, công ty Thomson Reuters đã đưa ra các sản phẩm phần mềm như EndNote®, ProCite®, Reference Manager®, EndNote® Web and RefViz™ để quản lí và trình bày danh mục tài liệu tham khảo sử dụng được cả cho hệ điều hành Windows và Macintosh. Là một sản phẩm của công ty Thomson, Endnote là một chương trình phần mềm, sử dụng để quản lí các trích dẫn thư mục. Tính năng tiết kiệm thời gian cho phép người dùng chuyển các tài liệu tham khảo lấy từ cơ sở dữ liệu hoặc mục lục trực tuyến vào cơ sở dữ liệu EndNote và tạo danh mục tài liệu tham khảo một cách tự động trong các bài viết. Phiên bản mới nhất hiện nay của Endnote là phiên bản thứ X7 tồn tại cả ở dạng phần mềm đóng gói và dạng Web. Các bạn có thể download bản sử dụng thử tại đây.

Endnote hỗ trợ cho việc quản lí danh mục tài liệu tham khảo và sắp xếp trình bày danh mục tài liệu tham khảo trong các bài viết một cách tự động. Danh mục tài liệu tham khảo trong Endnote được tổ chức theo dạng thư viện mà trong đó mỗi thư viện là một bộ sưu tập thư mục theo chủ đề hoặc theo mục đích sử dụng. Có nhiều cách khác nhau để có được thư viện Endnote như tự nhập thông tin của tài liệu tham khảo vào các trường có sẵn trong thư viện, hoặc nhập dữ liệu tự động từ nhiều nguồn thông qua một bộ lọc có sẵn trong Endnote hoặc kết nối từ các cơ sở dữ liệu thư mục để chọn các tài liệu tham khảo đưa vào thư viện. Để tránh bỏ sót các tài liệu đã sử dụng trong quá trình nghiên cứu, người nghiên cứu cần nhập thông tin thư mục của tài liệu đã sử dụng vào thư viện Endnote của mình.

 Trong Endnote có tất cả 52 trường mô tả tương ứng với 35 kiểu tài liệu như sách, bài báo, kỷ yếu hội thảo…. Tùy theo từng loại tài liệu mà người dùng có thể bỏ bớt hoặc thêm các trường phù hợp. Ngoài các thông tin ở dạng văn bản người dùng có thể chèn thêm một hình ảnh hay tập tin đính kèm vào trường hình ảnh của biểu ghi. Việc nhập dữ liệu vào Thư viện Endnote có thể làm nhiều người, nhất là những người không quen sử dụng các công cụ thư mục, cảm thấy ngại ngần và bất tiện. Tuy nhiên, việc nhập dữ liệu không còn là công việc mất thời gian và khó khăn khi mà Endnote có tính năng Lọc dữ liệu nhập tự động. Với tính năng này, sau khi chọn được các bài báo cần đọc trong các cơ sở dữ liệu có hỗ trợ tính năng xuất dữ liệu như Sciencedirec, IEEE Explore…, các nhà nghiên cứu chỉ cần sử dụng tính năng xuất dữ liệu sang Endnote các thông tin thư mục sẽ tự động chuyển sang các Thư viện Endnote. Với các kiểu thư mục tiêu chuẩn được tập hợp sẵn trong Endnote … người viết chỉ cần chọn định dạng xuất dữ liệu máy sẽ tự động gán các trích dẫn được sử dụng vào đúng vị trí mà người viết mong muốn, đồng thời một danh mục các tài liệu tham khảo sẽ tự động xuất hiện ở cuối bài viết, hơn nữa các tài liệu trong danh mục sẽ tự động sắp xếp theo trật tự của tiêu chuẩn mà người viết đã chọn. Ngoài hơn 5000 kiểu thư mục tiêu chuẩn, Endnote cho phép người dùng tạo riêng các định dạng trích dẫn và danh mục tài liệu tham khảo theo các nguyên tắc riêng biệt, hoặc thay đổi một số chi tiết của các kiểu thư mục tiêu chuẩn. Tính linh hoạt này giúp Endnote có thể sử dụng được ở nhiều quốc gia.

Endnote là một phần mềm quản lí tài liệu tham khảo dùng để tổ chức và theo dõi các tài liệu tham khảo được sử dụng trong các bài viết. Sử dụng Endnote cho phép ta dễ dàng chèn các ghi chú trích dẫn hoặc chú thích vào tài liệu nghiên cứu đồng thời cho phép ta trao đổi thư mục. Việc sử dụng Endnote tương đối đơn giản, đặc biệt là trong các phiên bản mới. Sử dụng phần mềm Endnote giúp các nhà nghiên cứu tiết kiệm được thời gian khi lập danh mục tài liệu tham khảo cũng như tránh được những sơ suất không đáng có trong khi trình bày các bài báo cáo khoa học.

Bài viết có tham khảo tư liệu của Ths. Nguyễn Huỳnh Mai – Trung tâm học liệu – Đại học Thái Nguyên

TS Nguyễn Vũ Quỳnh hướng dẫn sử dụng phần mềm Endnote trong trình bày báo cáo khoa học